We hebben geen project sponsor nodig! Of toch wel?

In veel organisaties worden project sponsors nog vaak aanzien als personen die het project enkel moeten voorzien van geld en zich er voor de rest niet teveel mee moeten moeien.

Het is tenslotte de opdracht van de project manager om het project in goede banen te leiden en de resultaten op te leveren met het voorziene budget en binnen de gestelde tijd. Slaagt de project manager daar niet in, dan krijgt hij de zwarte piet naar zich toe geschoven, wordt hij vervangen of wordt het project zelfs stopgezet.

Wat de uitkomst ook wordt, het is geen goede zaak, niet voor de carrière van de project manager, maar ook niet voor de opdrachtgevende organisatie, die de gevraagde resultaten uiteindelijk niet heeft gekregen. Het gaat hier echter niet om de schuldvraag, maar wel om de vraag welke de verantwoordelijkheden zijn van zowel de project sponsor als van de project manager en dit volgens de best practices in de projectwereld. En als men die correct begint toe te passen, zullen veel minder projecten falen in hun opzet.

Maar welke zijn dan die verantwoordelijkheden? Hiervoor moeten we in eerste instantie ervan uit gaan dat een organisatie een investering doet om bepaalde resultaten te verkrijgen. Een investering, geld dus, is niet iets dat je zomaar overboord smijt, neen, je wil in ruil ervoor iets terug krijgen. Dit kan je slechts zeker stellen door de investering op te volgen en indien nodig de opdracht bij te sturen.

Het staat buiten kijf: dit is niet de verantwoordelijkheid van de project manager, omdat die tot de uitvoerende partij behoord, maar wel degelijk van iemand die binnen de opdrachtgevende organisatie de nodige autoriteit heeft, en die daarom de rol van project sponsor toegewezen krijgt.

Maar er is meer: Uiteindelijk is de project sponsor ook verantwoordelijk voor het succes van het project, terwijl de project manager dan weer verantwoordelijk is om de gevraagde resultaten te leveren. De project sponsor is ook verantwoordelijk voor de correctheid van de business case, die hij of zij nodig heeft om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Het is echter de project manager die de business case continu up-to-date moet houden.

Daarnaast moet de project sponsor ook zaken in beweging krijgen, blokkades slechten, conflicten oplossen en dergelijke. Hierbij denken we aan bijvoorbeeld het vrijmaken van mensen om producten voor het project te creëren, of gesprekken voeren met vakbonden bij een reorganisatieproject. Zaken waarvoor een project manager niet de nodige autoriteit heeft.

Het is dus zeer belangrijk dat zowel de project sponsor als de project manager hun verantwoordelijkheden opnemen binnen het project en een goede samenwerking op poten zetten. Een actief betrokken project sponsor zal door zijn inzet de kans op een succesvolle afloop van het project verhogen.

Connect

Ontvang als eerste informatie over onze Project Management opleidingen, vacatures en nieuwtjes

Main menu