PIDPA Project bij Umicore Olen

Newpoint Professionals verzorgde het Project Management voor een high-profile project bij Umicore Olen. De installatie om proceswater te produceren uit grondwater was verouderd en versleten. Om de site aantrekkelijker te maken voor nieuwe investeringen, besliste Umicore om de oude installatie te vervangen door een nieuwe grondwaterbehandelingsinstallatie.

Senior Project Manager Stijn Cuppens nam het project waar dat liep van mei 2014 tot augustus 2016

Referentieproject_Pidpa_Umicore

Stijn, hoe begin je aan een project met een budget van meer dan 1 miljoen euro, dat over meerdere jaren loopt? Wat zijn voor jou de belangrijkste aandachtspunten in zo’n project?

Stijn Cuppens: “Om de controle over het project te behouden is het belangrijk om op een systematische manier te werk te gaan. De eerste stap is het opmaken van een projectplan, waar alle betrokken partijen achter kunnen staan.

Om het overzicht te bewaren starten we altijd vanuit de negen Project Management processen: Scope, Time, Cost, Quality, Risk, Communication, Procurement, Resources en Organisation. Van daaruit stellen we op een realistische manier concrete acties en natuurlijk een planning op.

Ik heb samen met Stijn gewerkt aan het Pidpa project voor klant Umicore. Ik aan de zijde van contractor Benvitec en Stijn als Project Manager voor Umicore.

Stijn werkt zeer pragmatisch, doortastend, transparant en duidelijk. Respect voor ieder en voor gemaakte afspraken. 

Dit heeft als resultaat dat het project goed verlopen is binnen de gestelde termijnen. Een aanrader om samen projecten mee uit te voeren.

Mario Habets, Project- & Account Manager bij GEMÜ

Zullen we even verder ingaan op enkele van die processen? Kan je bijvoorbeeld iets meer vertellen over de “cost” van het project?

Stijn Cuppens: “Een belangrijke beslissing van het directieteam met een enorme impact op het project was om  de nieuwe installatie te laten uitbaten door Pidpa. Dat was namelijk het meest kostenefficiënt. Pidpa zal de nieuwe installatie realiseren en uitbaten als een DBFMO (n.v.d.r. Design, Build, Finance, Maintain & Operate). De totale vernieuwing van de installatie bestond dus uit een scope voor Pidpa en een scope voor Umicore.

Hoe werd die scope bepaald?

Stijn Cuppens: “We hebben de scope van Umicore uitgesplitst in de disciplines bouwkunde, mechanica en E&I en gedetailleerd beschreven. Vanuit die gedetailleerde scope bepaling werden technische specificaties opgemaakt voor de prijsvragen. Voor elke specificatie werden meerdere prijzen ontvangen, die als basis dienden voor het vormgeven van het budget voor de implementatie. Al voor de kredietgoedkeuring werd er in overleg met P&T (Purchase&Transport afdeling) een procurementplan opgesteld.

Waren er scope changes in de loop van het project?

Stijn Cuppens: “De meest ingrijpende scope change kwam er omdat het projectteam bedenkingen had over de haalbaarheid van de lozing van het spoelwater via de bestaande riolering. Ik heb een haalbaarheidsstudie laten uitvoeren en op basis van de resultaten daarvan een plan van aanpak opgesteld.

We hebben de aansluiting van het spoelwater op de bestaande riolering uitgevoerd zoals voorzien en daaraan een evaluatieperiode van één jaar gekoppeld. De sloop van de oude waterbehandelingsinstallatie werd een jaar uitgesteld. Tijdens de testfase werd de oude installatie van Umicore stand-by gehouden om een vlotte omschakeling met beperkte stilstanden mogelijk te maken. De sloop van de oude installatie werd dan ook uit de scope van dit project gehaald en hiervoor werd een nieuw project gedefinieerd.”

De tweede scope change was het wegvallen van een aparte toegangsweg naar de installatie van Pidpa. Na interne besprekingen werd beslist om de techniekers van Pidpa, die de uitbating zullen uitvoeren, samen met hun dienstvoertuig toegang te geven tot de site via een andere ingang.

Hoe belangrijk is communicatie eigenlijk in Project Management?

Stijn Cuppens: “Communicatie is een heel belangrijk punt in elk project. We hebben samen met de communicatiedienst van Umicore een communicatieplan opgesteld rond verschillende topics, waaronder planning, klachtenbehandeling, veiligheid, … Naast het communicatieplan hadden we een leidraad voor mondelinge communicatie door leidinggevenden. In het communicatieplan lag bijvoorbeeld vast welke periodieke overlegmomenten er waren en wie de vaste aanspreekpunten waren binnen de verschillende diensten.

De samenwerking en het nakomen van de wederzijdse engagementen was een aandachtspunt voor dit project. In een contract tussen Umicore en Pidpa werden verantwoordelijkheidsgrenzen vastgelegd. En we hebben in overleg met Pidpa werkgroepen opgestart voor onder andere het vormgeven van het omschakel-scenario en de samenleving op de site gedurende de exploitatieperiode.”

Hoe garandeer je een kwalitatieve uitvoering van het project?

Stijn Cuppens: “In samenwerking met het projectteam werd de basis van het kwaliteitsregister bepaald. Dit werd tijdens de implementatiefase van het project verder verfijnd. We brengen ook de projectrisico’s in kaart. Daarvoor houden we rekening met de adviezen van Milieu en IDPB (Interne Dienst  voor Preventie en Bescherming ). Op basis van de geschatte impact en waarschijnlijkheid delen we die risico’s in volgens “threat level”.  Voor elk risico definiëren we gepaste maatregelen en oplossingen.”

Een laatste vraag: was dit voor jou een geslaagd project?

Stijn Cuppens: “ Absoluut. De methodische aanpak van het project heeft geleid tot zowel projectsucces als projectmanagementsucces. Met het hele  team slaagden we erin om het doel van het project te realiseren door het gewenste resultaat op te leveren binnen de vooropgestelde termijn en het budget.

 

Bekijk alle referentieprojecten

Connect

Ontvang als eerste informatie over onze Project Management opleidingen, vacatures en nieuwtjes

Main menu